Kako varno shraniti pomembne in občutljive podatke vašega podjetja?
Glede na to, kako pomembni so podatki za uspešno poslovanje, je ključno zagotoviti varen in zanesljiv način njihovega shranjevanja. Mnogi mali podjetniki se odločajo za premestitev svojih podatkov v oblak, kar omogoča dostop do informacij z vseh naprav in z vseh lokacij ob katerem koli času. Čeprav so to jasne prednosti shranjevanja podatkov v oblaku, nekateri podjetniki še vedno ostajajo zvesti tradicionalnim sistemom shranjevanja podatkov na namiznih računalnikih. Kakšni so tveganja tega pristopa in katere so prednosti spletnih rešitev?
- Človeški dejavnik in pozabljivost
Zaščita podatkov na namiznih računalnikih, kot so redna varnostna posodobitev in varnostne kopije (backup), je ključna za zaščito podatkov pred kibernetskimi grožnjami. Vendar ti procesi pogosto temeljijo na človeški natančnosti, in ker je podjetnik pogosto preobremenjen, je enostavno spregledati te pomembne korake. Slaba zaščita z gesli, pozabljeni back-upi ali nezaščiteni računalniki lahko hitro vodijo do resnih varnostnih groženj.
Po drugi strani pa spletni računovodski sistemi samodejno opravijo varnostne kopije podatkov in redne posodobitve, kar zmanjša tveganje človeških napak. Vaši podatki so samodejno zaščiteni, tudi če pozabite na katerega od varnostnih korakov.
- Stari način zaščite in varnostne grožnje
Ko podatki niso shranjeni na varni spletni platformi, ste odvisni od lastne mreže in požarnih zidov za zaščito podatkov. Tudi če redno delate varnostne kopije svojega računalnika, so finančni podatki in druge občutljive informacije lahko ogroženi zaradi napadov ali okuženi z virusi. Zlonamerna programska oprema lahko prodre v vašo mrežo in ogrozi celoten sistem, kar ima lahko katastrofalne posledice za vaše poslovanje.
Pri spletnih računovodskih sistemih so vsi vaši podatki shranjeni na zelo varnih, zaščitenih strežnikih z naprednimi požarnimi zidovi in rednimi varnostnimi protokoli. Če pride do napada na vašo napravo, vaši podatki še vedno ostanejo varni v oblaku.
- Nepredvidljive nesreče (naravne ali človeške)
Ne morete napovedati, kaj se bo zgodilo v prihodnosti. Požari, poplave, potresi ali celo vlomi v pisarno lahko uničijo fizično opremo in z njo potencialno tudi vse vaše podatke. Tudi če ste redno izvajali varnostne kopije na zunanje naprave, vedno obstaja možnost fizičnega uničenja teh naprav.
Ena največjih prednosti shranjevanja podatkov v oblaku je ta, da so podatki pogosto shranjeni na več lokacijah, kar zagotavlja zaščito pred fizičnimi nesrečami. Če se nekaj zgodi na eni lokaciji, so vaši podatki še vedno varni na drugih strežnikih, ne glede na vašo fizično lokacijo.
- Napake pri ročnem vnosu podatkov
Uporaba tradicionalnih računovodskih orodij, kot so Excelove tabele, zahteva ročni vnos podatkov, kar je lahko dolgotrajen in napakam nagnjen postopek. Poleg tega ni vedno mogoče spremljati natančnih statistik o prihodkih, stroških ali uporabnikih, kar lahko pripelje do nenamernih finančnih odločitev.
Spletni računovodski sistemi samodejno obdelujejo podatke, kar zmanjša človeške napake. Vgrajene funkcionalnosti za poročanje in analizo omogočajo podjetnikom, da spremljajo finance v realnem času, kar poenostavi sprejemanje informiranih odločitev. Prav tako spletni sistemi omogočajo takojšnje sodelovanje z računovodjo ali drugimi člani ekipe, saj so vsi podatki in poročila na voljo ob vsakem času.
- Dostop do podatkov in nadzor
Eden ključnih izzivov tradicionalnih namiznih sistemov je zagotavljanje dostopa do podatkov. Kdo ima dostop do računovodskih tabel, finančnih poročil, ponudb ali računov? V manjših podjetjih, kjer je običajno manj zaposlenih, je to lahko lažje nadzorovati, vendar še vedno zahteva dodatno pozornost.
Spletni računovodski sistemi omogočajo nastavljanje različnih ravni dostopa za vsakega uporabnika. To pomeni, da lahko nadzorujete, kdo ima dostop do določenih podatkov in funkcij. Kot lastnik podjetja lahko izberete, kateri zaposleni ima dostop samo do finančnih poročil, kdo pa lahko ureja podatke ali opravlja druge administrativne naloge. Ta vrsta nadzora povečuje varnost vaših podatkov.
Zaključek
Čeprav je tradicionalno shranjevanje podatkov na namiznih računalnikih še vedno možnost za nekatere podjetja, spletna rešitev ponuja pomembne prednosti, ko gre za varnost, fleksibilnost in lažje upravljanje podatkov. Spletno računovodstvo in shranjevanje podatkov omogočata boljše sledenje financam, zmanjšata tveganje človeških napak in fizičnih nesreč ter povečata zaščito pred kibernetskimi grožnjami. Na koncu pa shranjevanje podatkov v oblaku ne le da prihrani čas, ampak naredi vaše podjetje varnejše in pripravljeno na prihodnjo rast.
